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Primeiramente, é necessário conhecer as administradoras de condomínios. As administradoras de condomínios são diferentes e há aquelas que oferecem mais serviços ou mais funcionalidades que realmente ajudam os condôminos. Por isso, é fundamental que o síndico, antes de contratar uma administradora, questione sobre o que ela faz e como ela realiza a gerência.

O que os síndicos e empreendedores do condomínio devem saber.

Observando o contrato

As administradoras, quando são buscadas pelos moradores e pelo síndico, costumam fornecer um contrato para que eles avaliem e vejam se concordam mesmo com as cláusulas. Aconselha-se que o síndico e os moradores, caso não tenham entendimento jurídico, submeta esse contrato para um profissional da área, para que o contrato possa abranger as necessidades do condomínio e, assim, atender ambas as partes.

Importante: o síndico e os moradores podem, sim, questionar as especificações do contrato e propor às administradoras que sejam mudadas algumas cláusulas. Afinal, o contrato deve ser agradável para a administradora e para quem reside no condomínio e é possível que ela seja flexível.

Quem a administradora de condomínios gerencia?

Provavelmente, a administradora não gerenciará somente um condomínio, tendo outros com a sua supervisão. Assim, o síndico e os moradores podem solicitar uma lista que tenha quais são os condomínios que essa administradora gerencia.

A intenção é que o síndico ligue para esses condomínios, explique que está em uma negociação com essa administradora e que deseja saber se o trabalho é mesmo satisfatório ou se o condomínio tem inconvenientes com essa administradora.

Preço

A administradora terá um custo que será, com certeza, incluído na taxa de condomínio. Dessa forma, é ideal para esses moradores que a administradora apresente um valor que atenda as necessidades do condomínio, fixando um valor condizente com o trabalho a ser executado. Por isso, o síndico deve conhecer o orçamento de algumas administradoras e, é claro, dizer aos moradores o que elas estão cobrando para gerenciar o condomínio. Também ficar atento ao baixo valor, pois pode não ter qualidade na prestação dos serviços.

Ela tem gerência de Recursos Humanos?

Importante saber que a administradora de condomínios não trata somente de documentos, mas de pessoas. Afinal, é ela quem estabelecerá os funcionários e é fundamental que ela tenha uma parte de Recursos Humanos que consiga tanto supervisionar aqueles que já estão no condomínio quanto proporcionar treinamento.  A administradora deve orientar ao síndico sobre a importância do treinamento e assim, obter a autorização, já que o custo é do condomínio.

Vale dizer que o treinamento que a administradora de condomínios deve indicar não é apenas para os que ela está contratando, mas até para os que já atuam na portaria, na administração, na coleta de lixo, etc.

Pode rescindir?

Quase todos os contratos possuem cláusula onde estabelecem multa rescisória. Na realidade, essa cláusula deve atender ambas as partes contratantes, com boa fé e respeito aos direitos do consumidor.

Os síndicos devem considerar qual é a administradora que não tem ou que apresenta uma quantia menor para a multa referente à rescisão. Optar pela administradora com menor multa é uma segurança, já que nem o sindico e nem os moradores sabem, certamente, se o serviço é realizado da forma esperada. Assim, eles ficam mais respaldados caso decidam finalizar o contrato. Há ainda administradoras que não possuem contrato de fidelidade, podendo ser extinto a qualquer momento por ambas as partes, desde que haja comunicação prévia em 30 (trinta) dias ou mais.

Existe advogado na administradora?

Já que a administradora vai representar o condomínio se ocorrer algum processo ou mesmo nas obras e procuras por órgãos públicos para obter autorizações e outros documentos, é indicado que existam advogados dentre os seus colaboradores. A necessidade de um jurídico também é importante para a efetividade da cobrança de inadimplentes, bem como participação em assembleias.

O que é assembleia inaugural?

Se o condomínio está sendo preparado, ele necessitará ter um CNPJ e outras documentações obrigatórias. Nesse caso, o criador do condomínio deverá buscar uma administradora que realize assembleia inaugural ou de instalação do condomínio. Essa assembleia é importante para que se eleja um síndico e um conselho, e também para que se possa ratificar ou retificar a convenção. Após essa assembleia, a ata lavrada é registrada e encaminhada para a criação do CNPJ.

É tudo regular?

Sendo a administradora de condomínios uma companhia, ela precisa ter CNPJ e é possível, sim, saber se ele está regular ou se existe algo ilegal. O síndico não pode se esquecer de pedir à administradora que ele está orçando uma cópia do registro de CNPJ e também de outras licenças e registros que ela possua. Tendo essas cópias, o síndico deve verificar se elas são mesmo reais e quem informa é a Receita Federal.

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